Room : réserver les salles de réunion sans conflit

Dans beaucoup d'associations, de collectivités et d'entreprises, les salles de réunion se réservent encore sur un tableau papier, un fichier partagé ou par téléphone. Résultat : deux réunions dans la même salle, ou une salle bloquée pour rien.

Il fallait un planning que toute l'équipe comprend du premier coup, qui empêche les conflits, et qui laisse au responsable la main sur les règles : horaires d'ouverture, durée maximale, réservations à valider.

Un planning lisible, salle par salle

La semaine s'affiche d'un coup d'œil. On choisit un créneau libre, on donne un titre, et c'est réservé. Les réunions qui reviennent chaque semaine se créent en une fois, et une réservation peut aussi couvrir plusieurs jours, pour un séminaire par exemple.

Des règles pour chaque structure

Chaque salle a ses horaires et sa capacité. Le responsable invite les membres, décide qui peut réserver directement et qui doit faire une demande, et retrouve dans un journal tout ce qui a été fait. Un responsable de salle et des contacts peuvent être indiqués sur chaque réservation.

Dans l'agenda de chacun

Les réservations s'ajoutent à l'agenda (Google, Outlook, Apple) grâce à un lien d'abonnement. Une page publique, que l'on peut intégrer à son propre site, affiche la disponibilité des salles sans montrer les informations privées.

Vous gérez des salles, du matériel ou des rendez-vous avec un tableur qui montre ses limites ? Un outil de gestion sur mesure peut vous faire gagner beaucoup de temps.