Stocks et commandes
Vous savez ce qui reste, ce qui part et ce qu’il faut recommander, sans compter les cartons.
Logiciel de gestion sur mesure : quand Excel ne suffit plus
En deux mots
Un logiciel de gestion sur mesure rassemble ce que vous suivez aujourd’hui dans plusieurs fichiers Excel : stocks, commandes, chantiers, inscriptions ou ateliers. Je le fabrique autour de votre façon de travailler et je reprends vos fichiers. Toute l’équipe travaille enfin sur les mêmes informations.
Votre fichier Excel a atteint ses limites ?
- Le fichier
Il s’appelle « suivi_v12_FINAL_bis », et plus personne n’ose le modifier.
- La copie
Deux personnes l’ont modifié chacune de leur côté : laquelle des deux versions est la bonne ?
- La formule
Une cellule effacée par erreur, et les totaux du mois sont faux.
- Le terrain
Sur un téléphone, impossible de le consulter correctement.
Excel est un excellent outil de calcul. Ce n’est pas un outil de gestion partagé.
Ce que fait votre logiciel de gestion
Vos fichiers deviennent un outil simple, que toute l’équipe partage.
- 01
Une seule version, pour tout le monde
Chacun travaille sur les mêmes informations, en même temps, sans écraser le travail des autres.
- 02
Des écrans pensés pour votre métier
Au lieu de colonnes à rallonge, des formulaires clairs : on remplit seulement ce qui compte, et les erreurs de saisie sont signalées tout de suite.
- 03
Des listes et des totaux toujours à jour
La liste du jour, les stocks restants, les places libres : tout se calcule tout seul, sans formule à protéger.
- 04
L’historique de chaque modification
Vous savez qui a changé quoi, et quand. Une erreur se corrige sans enquête.
- 05
Un fichier Excel quand vous en avez besoin
Pour vos calculs ou pour votre comptable, l’outil vous sort un fichier à jour en un clic.
Quand faut-il remplacer Excel par un logiciel ?
Pas forcément tout de suite. Un tableur rend de grands services tant qu’une seule personne s’en sert pour des calculs. Voici les signes qu’il est temps de passer à un logiciel de gestion :
- plusieurs personnes modifient le même fichier, et les versions se mélangent ;
- vous recopiez les mêmes informations dans deux ou trois fichiers différents ;
- le fichier est devenu lent, fragile, ou plein d’onglets que personne ne comprend ;
- vous en avez besoin sur le terrain, depuis un téléphone ;
- une seule personne sait vraiment s’en servir, et tout s’arrête quand elle est absente ;
- vous aimeriez envoyer des messages ou des documents avec ces informations, sans tout ressaisir.
Si vous vous reconnaissez dans deux ou trois de ces situations, un outil sur mesure vous fera gagner du temps. Sinon, votre fichier fait très bien l’affaire. Pour y voir clair, lisez mon article pour bien choisir son outil de gestion.
Gestion des inscriptions et des ateliers : un exemple type
Prenons une association qui organise des ateliers chaque semaine : cuisine, informatique, gym douce. Les inscriptions arrivent par mail, par téléphone et sur papier à l’accueil. Une bénévole recopie tout dans un tableur, compte les places restantes et appelle chaque participant la veille.
Avec un outil de gestion des inscriptions et des ateliers :
- les participants s’inscrivent en ligne, ou l’accueil les inscrit en quelques clics ;
- les places restantes se mettent à jour toutes seules, et une liste d’attente prend le relais quand l’atelier est complet ;
- un rappel part automatiquement la veille de chaque séance ;
- l’animateur imprime sa feuille de présence, ou la coche sur une tablette ;
- en fin d’année, le bilan de fréquentation se prépare en un clic.
Ce type d’organisation se retrouve partout où l’on propose des activités régulières : les activités collectives d’un CLIC, comme celles du CLIC de Riom, ou des cours donnés par un artisan, comme les cours de pâtisserie du samedi chez Kéwan Pâtisseries. Le même principe vaut pour les stocks, les commandes ou les chantiers : on remplace la saisie en double par une seule fiche, et l’outil fait les comptes.
Les coordonnées des participants restent protégées, et seules les personnes concernées y ont accès : mon article sur le RGPD explique pourquoi c’est important.
Que peut suivre un logiciel de gestion ?
Tout ce que vous suivez aujourd’hui dans un tableur peut devenir un outil. Quelques situations types :
Chantiers et interventions
Chaque chantier a sa fiche : adresse, équipe, photos, temps passé et matériel utilisé.
Inscriptions et ateliers
Les places, les listes d’attente, les présences et le bilan de l’année, au même endroit.
Adhésions et cotisations
Qui est à jour, qui doit renouveler, et le rappel qui part au bon moment.
Prêt de matériel
Qui a emprunté quoi, depuis quand, et quand le matériel doit revenir.
Pour suivre vos échanges et vos relances, un CRM sur mesure prend le relais.
Avant, après
Faites glisser la poignée pour comparer.
agenda_rdv_2026_v3.xlsx
Rappeler M. Bernard pour déplacer son rendez-vous
Re: Re: c’est toujours bon pour jeudi ?
Logiciel de 2008 : 3 minutes pour ouvrir une fiche
Deux clients réservés mardi à 10 h
Agenda papier raturé
Encore planté… tout ressaisir
dispos_semaine.docx
planning_equipe_v9.xlsx
Qui est absent vendredi ?
Demande de congés (3e relance)
Vieux logiciel de paie, sur un seul PC
Contrat de Julie à renouveler ?
Classeur « Absences »
Valider les heures de mars
entretiens_annuels_FINAL.docx
planning_techniciens_v6.xlsx
Qui passe chez Mme Roux mardi ?
Re: photos du chantier ?
Logiciel dépassé, introuvable sur le terrain
Compte rendu à retaper
Classeur « Chantiers »
Prévenir le client du retard
pieces_a_commander.docx
contacts_TOUS_v4.csv
Publier sur Facebook cette semaine
Lettre d’info envoyée… à qui ?
3 outils qui ne se parlent pas
D’où viennent nos clients ?
Cahier « Idées de promos »
Relancer les clients de l’an dernier
visuel_promo_FINAL.png
Votre outil
RéservationsAgendaClientsRappelsRéservations de la semaine
Mardi 10 h · M. BernardConfirmé
Mardi 14 h · Mme LopezConfirmé
Jeudi 9 h 30 · nouveau clientRéservé en ligne
Rappel envoyé automatiquement la veille de chaque rendez-vous
SimpleRapideSur ordinateur, tablette et téléphone
Votre outil
ÉquipeCongésPlanningNotes de fraisVotre équipe
Congés · 2 demandesÀ valider
Planning de la semaineÀ jour
Notes de frais · 3En attente
Julie est prévenue : son contrat arrive à échéance dans 30 jours
SimpleRapideSur ordinateur, tablette et téléphone
Votre outil
InterventionsPlanningClientsComptes rendusInterventions du jour
9 h · Mme Roux · entretienEn route
11 h · M. Petit · dépannageTerminé
14 h 30 · chantier de VolvicPhotos ajoutées
Compte rendu signé sur la tablette et envoyé au client automatiquement
SimpleRapideSur ordinateur, tablette et téléphone
Votre outil
CampagnesContactsDemandesPublicationsVos campagnes
Lettre d'automne · vos clientsEnvoyée
Publication jeudi 18 hProgrammée
Demandes du moisPar origine
Les clients sans nouvelles depuis 6 mois reçoivent un message automatiquement
SimpleRapideSur ordinateur, tablette et téléphone
Le déroulé de votre projet
Vous savez toujours où on en est.
Étape 1 : J’écoute
Vous me montrez vos fichiers tels qu’ils sont, et on repère ensemble ce qui vous fait perdre du temps.
Étape 2 : Je propose
Je vous propose les écrans de votre logiciel de gestion, en mots simples, avec un délai.
Étape 3 : Je construis
Je le construis par étapes et je reprends les informations de vos fichiers Excel.
Étape 4 : Je vous accompagne
Je vous forme, je veille sur l’outil et je le fais évoluer avec vous. Et la boucle recommence.
Questions fréquentes sur le logiciel de gestion sur mesure
Peut-on remplacer Excel sans perdre mes données ?
Oui. Je reprends les informations de vos fichiers Excel actuels, même s’ils sont nombreux ou un peu désordonnés. On fait le tri ensemble, je transfère les données dans l’outil, et vous vérifiez sur des cas que vous connaissez. Vos anciens fichiers restent de côté, consultables, le temps de prendre vos habitudes avec le nouveau logiciel.
Pourrai-je encore utiliser Excel ?
Oui, si vous le souhaitez. Votre logiciel de gestion peut vous sortir un fichier Excel à jour en un clic : pour vos calculs, pour votre comptable ou pour un tableau à présenter en réunion. La différence, c’est que ce fichier devient une copie de travail. Les informations de référence restent dans l’outil, toujours à jour et partagées par toute l’équipe.
Un logiciel de gestion peut-il gérer des inscriptions à des ateliers ?
Oui. Les participants s’inscrivent en ligne ou par l’accueil, les places restantes se mettent à jour toutes seules, et une liste d’attente prend le relais quand l’atelier est complet. Les rappels partent la veille, l’animateur coche les présences et le bilan de fin d’année se prépare en un clic. C’est utile aux associations, aux centres de formation comme aux structures d’accompagnement.
Plusieurs personnes peuvent-elles s’en servir en même temps ?
Oui, c’est l’un des premiers avantages par rapport à un fichier partagé. Chaque personne a son identifiant et travaille sur les mêmes informations, en même temps, sans écraser le travail des autres. L’outil garde la trace de chaque modification : vous savez qui a changé quoi, et quand. Et chacun ne voit que ce qui le concerne.
Combien coûte un logiciel de gestion sur mesure ?
Cela dépend de ce qu’il doit gérer : quelques listes et des rappels, ou toute votre activité, des stocks aux commandes. Après un premier échange offert, je vous envoie une estimation claire et sans engagement, avec ce qui est prévu, le délai et ce qui est inclus. On peut aussi commencer par le plus urgent, puis enrichir l’outil au fil du temps.
Parlons de votre projet.
Réponse sous 48 h. Le premier échange est offert.